Ako pripraviť hodnotenie zamestnancov a hodnotiaci pohovor

Hodnotenie zamestnancov je systematické posúdenie pracovných výsledkov, správania, kompetencií a rozvojových potrieb človeka za určité obdobie. Porovnáva jeho výkon s vopred známymi očakávaniami a vytvára priestor na spätnú väzbu, dohodnutie ďalších cieľov a určenie podpory, ktorú bude na ich dosiahnutie potrebovať.

Podľa výskumu Gallup z roku 2019 len 14 percent zamestnancov jednoznačne súhlasí s tým, že ich hodnotenie motivuje k lepšiemu výkonu. Problém nie je v hodnotení ako takom, ale v spôsobe, akým sa robí. Formulár vyplnený raz ročne nikoho nezlepší, pravidelný rozhovor o konkrétnych situáciách áno.

Čo je hodnotenie zamestnancov a prečo sa oplatí

Hodnotenie zamestnancov je štruktúrovaný proces, v ktorom manažér a zamestnanec spoločne vyhodnotia výsledky za určité obdobie, pomenujú silné stránky aj oblasti na zlepšenie a dohodnú ciele na ďalšie obdobie. Nejde o jednostranné známkovanie, ale o rozhovor, ktorý má mať písomný výstup a kontrolný termín.

Firma vďaka hodnoteniu získava lepší prehľad o výkone tímu, dostupných kompetenciách a rozvojových potrebách. Môže presnejšie rozhodovať o školeniach, nástupníctve, povýšení, rozdelení zodpovedností alebo potrebe doplniť tím.

Zamestnanec by mal po hodnotení vedieť:

• čo robí dobre a má v tom pokračovať,
• v čom sa od neho očakáva zmena,
• podľa čoho sa bude jeho výkon posudzovať,
• aké možnosti rozvoja má,
• akú podporu dostane od manažéra a firmy.

Hodnotenie môže mať podobu hodnotenia nadriadeným, sebahodnotenia, spätnej väzby 360° alebo pravidelných individuálnych stretnutí 1:1. Najlepšie výsledky zvyčajne neprináša jeden výročný rozhovor, ale kombinácia priebežnej spätnej väzby a formálneho zhrnutia celého obdobia.

Ako prebieha hodnotiaci pohovor krok za krokom

Dobrý hodnotiaci pohovor má jasnú stavbu a trvá zvyčajne 60 až 90 minút. Postupujte v týchto siedmich krokoch:

1. Pripravte termín a podklady. Zamestnanec by mal poznať termín aj štruktúru stretnutia vopred. Manažér si pripraví výsledky za celé hodnotené obdobie, nie iba udalosti z posledných týždňov. Vhodné sú KPI, dokončené projekty, spätná väzba klientov, kvalita práce, dodržanie termínov a pôvodne dohodnuté ciele. Zamestnancovi pošlite rovnaké kritériá a požiadajte ho o sebahodnotenie.
2. Vysvetlite cieľ stretnutia. Na začiatku uveďte, čo budete hodnotiť a čo má byť výstupom. Napríklad: „Chcem dnes zhrnúť vaše výsledky za posledný rok, porovnať náš pohľad a dohodnúť priority aj podporu na ďalšie obdobie.“
3. Dajte priestor sebahodnoteniu zamestnanca. Nezačínajte hotovým verdiktom. Najprv sa opýtajte, ako obdobie hodnotí zamestnanec, čo považuje za najlepší výsledok a čo by dnes urobil inak. Rozdiel medzi jeho pohľadom a pohľadom manažéra môže odhaliť nejasné očakávania.
4. Predstavte hodnotenie manažéra. Začnite konkrétnymi silnými stránkami a prínosom zamestnanca. Potom pomenujte oblasti na zlepšenie. Hodnoťte výsledky a pozorovateľné správanie, nie osobnosť. Namiesto „nie ste dostatočne proaktívny“ uveďte situáciu, v ktorej zamestnanec problém identifikoval, ale nenavrhol ďalší postup.
5. Vyžiadajte si spätnú väzbu pre manažéra. Hodnotenie má byť obojstranné. Pýtajte sa, ktoré rozhodnutia, procesy alebo manažérske postupy zamestnancovi pomáhajú a čo mu naopak komplikuje výkon. Ak človek pomenuje problém, manažér by sa nemal okamžite obhajovať.
6. Dohodnite nové ciele a rozvoj. Ciele musia byť konkrétne, merateľné a ovplyvniteľné zamestnancom. Nestačí „zlepšiť komunikáciu“. Presnejšie je napríklad: „Od novembra bude po každom klientskom stretnutí do 24 hodín poslané zhrnutie s dohodnutými úlohami a termínmi.“
7. Vyhotovte záznam a vráťte sa k dohode. Zhrňte výsledky, ciele, rozvojové kroky, zodpovednosti aj termín kontroly. Ak sa k dohode firma vráti až o rok, hodnotenie stratí praktický význam. Priebeh je vhodné preveriť na najbližších stretnutiach 1:1.

Počas rozhovoru sa osvedčilo týchto šesť otázok:

• Ktorý výsledok za hodnotené obdobie považujete za najdôležitejší a prečo?
• Čo sa vám nepodarilo podľa pôvodného plánu?
• Ktoré podmienky alebo rozhodnutia ovplyvnili váš výkon?
• V čom ste sa za posledné obdobie najviac posunuli?
• Ktorú zručnosť potrebujete rozvíjať, aby ste zvládli ďalšiu úroveň zodpovednosti?
• Akú podporu potrebujete odo mňa alebo od firmy?

Ako má vyzerať sebahodnotenie zamestnanca

Sebahodnotenie zamestnanca nemá byť zoznamom všetkého, čo počas roka robil. Malo by ukázať výsledky, vlastný podiel na nich, schopnosť pomenovať chyby a pripravenosť prevziať zodpovednosť za ďalší rozvoj.

Dobré sebahodnotenie obsahuje päť častí:

1. najdôležitejšie výsledky podložené údajmi alebo konkrétnymi príkladmi,
2. ciele, ktoré sa nepodarilo splniť, a dôvody,
3. nové zručnosti alebo zodpovednosti,
4. priority na ďalšie obdobie,
5. podporu, ktorú zamestnanec potrebuje.

Vzorové vety, ktoré sa dajú použiť priamo:

• „Za uplynulý rok som priviedol 14 nových klientov, čo je o štyroch viac, než bol môj cieľ.“
• „Projekt migrácie sme odovzdali s mesačným sklzom. Príčinou bolo, že som neskoro eskaloval chýbajúce podklady od dodávateľa.“
• „Chcem sa posunúť v riadení menších projektov a viesť aspoň jeden projekt od zadania po odovzdanie.“
• „Na splnenie tohto cieľa potrebujem jasnejšie určenie priorít v situáciách, keď dostanem súbežne požiadavky od viacerých manažérov.“

Vyhnite sa všeobecným formuláciám ako „pracoval som zodpovedne“ alebo „som tímový hráč“. Bez príkladu nevysvetľujú, čo zamestnanec skutočne dosiahol.

Ako odpovedať na typické otázky z hodnotiaceho pohovoru?

Na tri otázky sa oplatí pripraviť sa vopred, pretože rozhodujú o tom, ako rozhovor vyznie.

Čo považujete za svoj najväčší úspech?

Vhodná odpoveď spája výsledok, vlastný prínos a dopad:

„Za najväčší úspech považujem stabilizáciu projektu po odchode dvoch členov tímu. Prepracovala som priority, prerozdelila úlohy a nastavila týždenné kontroly. Projekt sme dokončili v pôvodnom termíne bez prekročenia rozpočtu.“

Čo sa vám nepodarilo?

Cieľom nie je vyhnúť sa zodpovednosti ani vybrať nepodstatnú slabinu:

„Pri zavádzaní nového procesu som príliš neskoro zapojil kolegov, ktorí ho mali používať. Technické riešenie bolo pripravené, ale prijatie tímom bolo pomalšie. Nabudúce zaradím konzultácie s používateľmi už do prípravnej fázy.“

Kam sa chcete ďalej rozvíjať?

Dobrá odpoveď prepája ambíciu s potrebami roly:

„Chcem sa posunúť v práci s dátami a finančnými ukazovateľmi, pretože pri ďalšej úrovni zodpovednosti budem potrebovať samostatne posudzovať návratnosť projektov. Pomohlo by mi zapojenie do prípravy budúcoročného rozpočtu a školenie finančného riadenia.“

Ako správne ohodnotiť zamestnanca

Každá použiteľná hodnotiaca veta má tri časti: konkrétne správanie, jeho dopad a pokiaľ možno aj číslo. Veta „je spoľahlivý“ neprináša nič. Veta „odovzdáva podklady vždy v dohodnutom termíne, vďaka čomu sme za rok neposunuli ani jednu uzávierku“ povie zamestnancovi, čo presne má robiť naďalej.

Rovnaký princíp platí pri kritike, ktorá musí mať navyše návrh ďalšieho kroku:

• „Pri posledných troch projektoch prišli podklady deň po termíne, čo nám skrátilo čas na kontrolu. Navrhujem presunúť interný termín o dva dni dopredu.“
• „Na poradách prinášate dôležité argumenty, no niekedy vstupujete kolegom do reči. Potrebujeme, aby ste im dali priestor dokončiť myšlienku a až potom reagovali.“

Ako môže znieť pozitívne hodnotenie zamestnanca

Nasledujúce vety sú použiteľné ako vzor, stačí doplniť vlastné čísla a situácie.

1. Výkon: „Pravidelne dosahuje dohodnuté ciele a pri vyššom objeme práce dokáže správne určiť priority.“
2. Kvalita: „Odovzdáva výstupy v kvalite, ktorá si vyžaduje iba minimálne dodatočné úpravy.“
3. Spoľahlivosť: „Dodržiava dohody a na možné riziko upozorní skôr, ako ovplyvní termín alebo výsledok.“
4. Samostatnosť: „Dokáže samostatne pripraviť riešenie a vie rozpoznať situácie, ktoré vyžadujú rozhodnutie manažéra.“
5. Spolupráca: „Aktívne zdieľa informácie a pomáha kolegom aj mimo vlastnej bezprostrednej zodpovednosti.“
6. Iniciatíva: „Nečaká iba na zadanie, ale identifikuje možnosti zlepšenia a prichádza s realizovateľnými návrhmi.“
7. Komunikácia: „Komunikuje vecne, zrozumiteľne a spôsob prispôsobuje odbornej úrovni druhej strany.“
8. Práca so spätnou väzbou: „Spätnú väzbu dokáže pretaviť do konkrétnej zmeny pracovného postupu.“
9. Vzťah ku klientovi: „Pri riešení požiadaviek zohľadňuje potrebu klienta aj možnosti firmy a nastavuje realistické očakávania.“
10. Rozvoj: „Počas hodnoteného obdobia si osvojil novú kompetenciu a samostatne ju využil pri dvoch projektoch.“

Pozitívne hodnotenie zamestnanca by nemalo byť iba poďakovaním. Má človeku ukázať, ktoré správanie a výsledky firma považuje za hodnotné a očakáva ich aj v budúcnosti.

Kľúčové slová na hodnotenie vedúceho zamestnanca

Pri manažérovi nestačí hodnotiť iba výsledok jeho oddelenia. Dôležité je aj to, ako výsledok dosiahol, či rozvíja ľudí a či tím dokáže fungovať bez jeho neustáleho zásahu.

Pri hodnotení vedúceho zamestnanca je užitočné doplniť pohľad jeho nadriadeného o údaje z tímu. Môže ísť o fluktuáciu, absencie, plnenie cieľov, interné povýšenia alebo primerane nastavenú 360° spätnú väzbu. Jednotlivý anonymný komentár však nemožno automaticky považovať za objektívny obraz manažéra.

Prečo dobré hodnotenie pomáha udržať ľudí vo firme

Zamestnanec nemusí dostať všetko, čo si na hodnotiacom pohovore vypýta. Potrebuje však vedieť, čo firma oceňuje, akú budúcnosť mu dokáže ponúknuť a za akých podmienok sa môže posunúť.

Ak človek dlhodobo nedostáva spätnú väzbu, môže nadobudnúť pocit, že jeho práca nie je viditeľná. Ak nepozná možnosti ďalšieho rozvoja, začne ich prirodzene hľadať inde. Kvalitné hodnotenie preto môže pomôcť znížiť fluktuáciu zamestnancov. Nedokáže však nahradiť férové vedenie, primerané pracovné podmienky ani priebežné riešenie konfliktov na pracovisku.

Z našej praxe headhunterov v HEADSCOUT vieme, že kandidátov k zmene práce často vedie viac než len mzda:

„Mzda býva len jedným z dôvodov, prečo kandidáti uvažujú o zmene. Často hovoria aj o chýbajúcej spätnej väzbe, nejasných očakávaniach a o tom, že s nimi nikto otvorene nehovoril o ďalšom rozvoji. Dobre vedené hodnotenie môže tieto problémy zachytiť skôr, než sa zamestnanec rozhodne odísť.“
Denisa Ivanová, Country Manager Slovakia, HEADSCOUT

Hodnotenie má aj druhý výstup. Niekedy ukáže, že v tíme chýba kompetencia, ktorú nie je možné doučiť v rozumnom čase, napríklad skúsenosť s novým trhom alebo s riadením väčšieho tímu. Vtedy nejde o zlyhanie ľudí, ale o signál, že tím treba posilniť zvonku.

Potrebujete posilniť tím? Pozrite si, ako vyberáme kandidátov. Pri manažérskych a seniorných pozíciách sa pozrite na headhunting.

Často kladené otázky

Ako často robiť hodnotenie zamestnancov?

Formálne hodnotenie sa najčastejšie robí raz alebo dvakrát ročne. Spätná väzba by však mala prichádzať priebežne. Krátke mesačné alebo štvrťročné rozhovory umožňujú upraviť priority skôr, než sa problém prejaví v celoročnom výsledku. Frekvencia závisí aj od roly. Nový zamestnanec, človek po povýšení alebo zamestnanec s novými cieľmi potrebuje častejšiu spätnú väzbu než skúsený pracovník v stabilnej pozícii.

Aký je rozdiel medzi hodnotením zamestnanca a pracovným posudkom?

Hodnotenie je interný nástroj riadenia a firma si určuje jeho podobu sama. Slúži na zhodnotenie výsledkov, poskytnutie spätnej väzby a určenie ďalších cieľov.

Pracovný posudok upravuje § 75 Zákonníka práce a ide o písomnosti týkajúce sa hodnotenia práce zamestnanca, jeho kvalifikácie a schopností. Zamestnávateľ je povinný vydať ho do 15 dní od požiadania, nie však skôr ako dva mesiace pred skončením pracovného pomeru. Ak zamestnanec s obsahom nesúhlasí a zamestnávateľ ho neupraví, môže sa do troch mesiacov odo dňa, keď sa o obsahu dozvedel, obrátiť na súd.

Má sa na hodnotiacom pohovore hovoriť o plate?

Odporúčame tieto dva rozhovory oddeliť. Ak sa o peniazoch hovorí v tom istom stretnutí, pozornosť sa presunie k číslu a spätná väzba zapadne. Uzavrite hodnotenie, dohodnite ciele a k odmeňovaniu sa vráťte o jeden až dva týždne neskôr.